Jl. AUP No. 3 Pasar Minggu,
Jakarta Selatan 12520,
Provinsi DKI Jakarta

(021) 7824 669

ID EN
Logo

Kementerian Pertanian

Direktorat Jenderal
Tanaman Pangan

7

PROSEDUR RUANG LINGKUP

LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

DIREKTORAT JENDERAL  TANAMAN PANGAN

DIREKTORAT JENDERAL HORTIKULTURA

Tgl terbit/berlaku

Bagian

Lembar ke

Edisi

Revisi

Paraf MM

:

:

:

:

:

:

26 Oktober 2020DP-1

1 dari 5

1

2

 

DOKUMEN PROSEDUR

 

 

PROSEDUR PEMBERIAN, PEMELIHARAAN, PEMBAHARUAN, PERLUASAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP, PEMBEKUAN, PENOLAKAN, PEMULIHAN                                       DAN  PENCABUTAN SERTIFIKAT

           

 

  1. Tujuan :   Untuk mengatur mekanisme pengeluaran sertifikat
  2. Ruang lingkup :   Pembekuan, pencabutan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi
  3. Acuan :   PM 9.6
  4. Penanggung jawab : Ketua LSSMBTPH
  5. Prosedur :

5.1.   Pemberian Sertifikat

1).   Ketua Tim Audit menyerahkan hasil audit kepada Manajer Teknis dan kemudian disampaikan kepada Komite Sertifikasi untuk dikaji.

2).   Hasil dari pengkajian berupa keputusan sertifikasi diserahkan kepada Ketua LSSMBTPH untuk disahkan.

3).   Ketua LSSMBTPH mensahkan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

4).   Sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu  diserahterimakan kepada produsen benih yang bersangkutan (berita acara serah terima sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu).

5).   Produsen benih yang telah diberi sertifikat dicantumkan di dalam direktori.

5.2.   Pemeliharaan

1).   Selama masa berlakunya sertifikat, produsen benih harus komitmen menerapkan sertifikasi sistem manajemen mutu sesuai dengan yang tertulis dalam dokumen mutu.

2).   LSSMBTPH akan melakukan survailen selama masa berlakunya sertifikat kepada produsen benih yang bersangkutan.

3).   Apabila dalam survailen ditemukan adanya ketidaksesuaian, maka ketidaksesuaian tersebut harus segera dikoreksi dalam waktu yang relatif singkat agar tidak mempengaruhi mutu produksi yang dihasilkan.

5).   Apabila sampai batas waktu yang telah disepakati, ketidaksesuaian masih belum diperbaiki, maka sertifikat yang diberikan akan dipertimbangkan.

5.3.   Pembaharuan

1).   Apabila terjadi kehilangan atau kerusakan terhadap sertifikat sistem manajemen mutu maka klien dapat mengajukan permohonan pembaharuan sertifikat secara tertulis yang dilampiri dengan surat keterangan dari kepolisian.

LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

DIREKTORAT JENDERAL  TANAMAN PANGAN

DIREKTORAT JENDERAL HORTIKULTURA

Tgl terbit/berlaku

Bagian

Lembar ke

Edisi

Revisi

Paraf MM

:

:

:

:

:

:

26 Oktober 2020

DP-1

2 dari 5

1

2

 

DOKUMEN PROSEDUR

 

 

PROSEDUR PEMBERIAN, PEMELIHARAAN, PEMBAHARUAN, PERLUASAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP, PEMBEKUAN, PENOLAKAN, PEMULIHAN                                       DAN  PENCABUTAN SERTIFIKAT

           

 

2).   LSSMBTPH akan memverifikasi permohonan klien.

3).   Penerbitan sertifikat pembaharuan  tidak mengubah isi dari sertifikat terdahulu.

5.4.   Perluasan

1).   Apabila terjadi perluasan ruang lingkup kegiatan, maka produsen benih harus mengajukan permohonan kepada LSSMBTPH .

2).   Berdasarkan permohonan tersebut Ketua LSSMBTPH menugaskan Manajer Teknis untuk menetapkan auditor yang akan melakukan pemeriksaan, apabila perluasan ruang lingkup merupakan penambahan lokasi atau jenis tanaman/komoditas.

3).    Hasil pemeriksaan disampaikan kepada Manajer Teknis kemudian diserahkan kepada Komite Sertifikasi untuk dilakukan pengkajian.

4).   Hasil pengkajian berupa keputusan sertifikasi kemudian dilaporkan kepada Ketua LSSMBTPH untuk dibuatkan surat pemberitahuan

5).   Ketua LSSMBTPH akan mengnsahkan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu apabila memenuhi persyaratan. Apabila tidak memenuhi persyaratan Ketua LSSMBTPH akan memberitahukan kepada yang bersangkutan.

6).   Sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu diserahterimakan kepada produsen benih (berita acara serah terima sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

7).    Untuk perluasan ruang lingkup berupa penambahan jenis komoditas atau varietas tidak perlu dilakukan audit (akan ditinjau pada saat audit surveilan).  Persetujuan penambahan ruang lingkup akan diinformasikan melalui surat oleh Ketua LSSMBTPH kepada produsen benih.

 

5.5.   Pengurangan

1).   LSSMBTPH akan mengurangi ruang lingkup sertifikasi pelanggan untuk bagian-bagian yang tidak memenuhi persyaratan bila pelanggan gagal memenuhi persyaratan sertifikasi untuk bagian yang dimaksud.

2).   Apabila terjadi pengurangan lingkup kegiatan, produsen benih yang bersangsangkutan harus mengajukan permohonan kepada LSSMBTPH.

3).   Berdasarkan permohonan tersebut Ketua LSSMBTPH akan menugaskan Manajer Teknis untuk menindaklanjuti.

LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

DIREKTORAT JENDERAL  TANAMAN PANGAN

DIREKTORAT JENDERAL HORTIKULTURA

Tgl terbit/berlaku

Bagian

Lembar ke

Edisi

Revisi

Paraf MM

:

:

:

:

:

:

26 Oktober 2020

DP-1

3 dari 5

1

2

 

DOKUMEN PROSEDUR

 

 

PROSEDUR PEMBERIAN, PEMELIHARAAN, PEMBAHARUAN, PERLUASAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP, PEMBEKUAN, PENOLAKAN, PEMULIHAN                                       DAN  PENCABUTAN SERTIFIKAT

           

 

4).   Manajer Teknis akan membentuk tim audit bila diperlukan.   Apabila aaudit tidak diperlukan, maka LSSMBTPH langsung melakukan perubahan sertifikat.

5).   Apabila dilakukan asesmen/audit, Manajer Teknis akan menyampaikan hasil audit  tersebut kepada Komite Sertifikasi untuk dikaji.

6).   Hasil keputusan sertifikasi diserahkan kepada Ketua LSSMBTPH untuk disahkan.

7).   Ketua LSSMBTPH mensahkan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

8).  Sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu yang baru akan diserah terimakan dan yang lama akan ditarik (berita acara serah terima sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu).

5.6.   Pembekuan

1).   Audit survailen dan audit sertifikasi ulang akan dilakukan kepada seluruh pelanggan yang memiliki Sertifikat Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dari LSSMBTPH.

2).   Dari hasil pelaksanaan audit tersebut kemungkinan LSSMBTPH akan membekukan sertifikasinya apabila ditemukan bukti bahwa pelanggan tersebut melanggar ketentuan yang ada atau pelanggan yang bersangkutan meminta pembekuan secara sukarela. Pelanggaran yang dilakukan sampai sertifikasinya bisa dibekukan misalnya sistem manajemen pelanggan yang disertifikasi gagal secara total dan serius untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan                     untuk   efektifitas    sistem  manajemen   atau   pelanggan  tersebut  tidak memperbolehkan audit survailen atau sertifikasi ulang dilaksanakan pada frekuensi yang dipersyaratkan. Pembekuan juga bisa dilakukan karena permintaan pelanggan.

3).   Pembekuan dilakukan paling lama 6 bulan. Selama pembekuan tersebut pelanggan yang bersangkutan harus melakukan perbaikan terhadap pelanggaran yang dilakukan.

4).   Selama proses pembekuan pelanggan dilarang menggunakan sertifikasinya untuk keperluan promosi dan akan diinformasikan ke publik.

5.7.   Penolakan

1).   Komite Sertifikasi yang ditunjukan untuk mengkaji laporan audit atau  hasil perbaikan terhadap pelanggaran dan/atau pemenuhan persyaratan sertifikasi setelah pembekuan menyerahkan keputusan sertifikasi kepada Ketua LSSMBTPH untuk disahkan.

 

LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

DIREKTORAT JENDERAL  TANAMAN PANGAN

DIREKTORAT JENDERAL HORTIKULTURA

Tgl terbit/berlaku

Bagian

Lembar ke

Edisi

Revisi

Paraf MM

:

:

:

:

:

:

26 Oktober 2020

DP-1

4 dari 5

1

2

 

DOKUMEN PROSEDUR

 

 

PROSEDUR PEMBERIAN, PEMELIHARAAN, PEMBAHARUAN, PERLUASAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP, PEMBEKUAN, PENOLAKAN, PEMULIHAN                                       DAN  PENCABUTAN SERTIFIKAT

           

 

2).   Apabila dari  hasil kajian laporan audit atau hasil perbaikan diputuskan oleh Komite Sertifikasi bahwa pelanggan  tidak memenuhi persyaratan sertifikasi, maka LSSMBTPH menolak pemberian atau pemulihan sertifikasi sistem manajemen mutu kepada produsen benih bersangkutan.

3).   LSSMBTPH akan menginformasikan hasil keputusan sertifikasi tersebut kepada produsen benih bersangkutan.

5.8.  Pemulihan

1).   Apabila hasil pengkajian terhadap alasan pembekuan telah diperbaiki dan telah memenuhi persyaratan sertifikasi, maka Komite Sertifikasi akan mengambil keputusan sertifikasi untuk memulihkan/mengaktifkan kembali sertifikat yang telah dibekukan.

2).   Pemulihan/pengaktifan kembali sertifikat seritifkasi tersebut akan diinformasikan oleh Manajer Administrasi kepada produsen benih bersangkutan.

3).   Produsen benih yang telah dipulihkan/diaktifkan kembali sertifikat sertifikasinya dapat melaksanakan kegiatan produksi benih kembali sesuai dengan ruang lingkupnya.

5.9.   Pencabutan

1).   LSSMBTPH akan mencabut sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu produsen benih apabila yang bersangkutan melakukan penyimpangan yang tidak bisa diperbaiki lagi atau tidak melakukan tindakan perbaikan selama kurun waktu pembekuan atau melakukan pelanggaran yang berat misalnya penyalahgunaan sertifikat dan logo).

2).   Selama kurun waktu pencabutan, pelanggan tidak dibenarkan untuk melanjutkan penggunaan sertifikasi pada materi periklanan yang memuat referensi status sertifikasinya.

3).   Manajer Teknis  akan membentuk tim asesmen/audit untuk melaksanakan audit ke produsen benih.

4).   Hasil audit disampaikan kepada Manajer teknis kemudian diserahkan kepada Komite Sertifikasi untuk dikaji.   Apabila hasil audit diputuskan tidak memenuhi persyaratan akan diterbitkan surat pencabutan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu. Manajer Teknis selanjutnya menyampaikan hasil keputusan sertifikasi kepada Ketua LSSMBTPH.

5).   Ketua LSSMBTPH menandatangani surat pencabutan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

6).   LSSMBTPH akan menyampaikan surat pencabutan sertifikat kepada produsen benih yang bersangkutan.

 

LEMBAGA SERTIFIKASI SISTEM MUTU

BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

DIREKTORAT JENDERAL  TANAMAN PANGAN

DIREKTORAT JENDERAL HORTIKULTURA

Tgl terbit/berlaku

Bagian

Lembar ke

Edisi

Revisi

Paraf MM

:

:

:

:

:

:

26 Oktober 2020

DP-1

5 dari 5

1

2

 

DOKUMEN PROSEDUR

 

 

PROSEDUR PEMBERIAN, PEMELIHARAAN, PEMBAHARUAN, PERLUASAN DAN PENGURANGAN RUANG LINGKUP, PEMBEKUAN, PENOLAKAN, PEMULIHAN                                       DAN  PENCABUTAN SERTIFIKAT

           

 

7).   Pencabutan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu  akan diinformasikan kepada publik.  Produsen benih yang bersangkutan akan dihapus dari daftar direktori pelanggan.

  1. Dokumen Terkait :

         DF-7                        :   Formulir Berita Acara Penyerahan Sertifikat Sertifikasi Sistem Manajemen  Mutu

         DK-15                      :   Pengaturan Hak Penggunaan Tanda/Teks, Lambang dan Logo LSSMBTPH

 

 

 

 

 

 

WhatsApp


Email


Jam Pelayanan

Hari Kerja
08:00 s/d 16:00