PERSYARATAN UMUM SERTIFIKASI

PERSYARATAN UMUM SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU                                                                  BENIH TANAMAN PANGAN DAN HORTIKULTURA

1. PENDAHULUAN

Tantangan yang dihadapi Indonesia khususnya disektor pertanian  adalah masih rendahnya kesadaran masyarakat dan pelaku usaha terhadap standar dan mutu produk, termasuk benih.

Memasuki era globalisasi yang menuntut persaingan yang sangat ketat, semakin dirasakan perlunya memperkuat fondasi ekonomi melalui peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Dalam rangka mendukung perkembangan perbenihan di Indonesia sesuai dengan kemitraan Pemerintah, secara berangsur-angsur masalah produksi benih akan diserahkan ke pihak swasta.    Dengan demikian pada akhirnya Pemerintah hanya berperan dalam pengaturan/perumusan kebijakan, pembinaan, penelitian dan pengawasan.

Salah satu langkah yang diambil adalah memberikan kewenangan kepada produsen benih untuk dapat melakukan pengawasan sendiri terhadap proses produksi benihnya, melalui pemberian sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu oleh Lembaga Sertifikasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH).    Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu merupakan salah satu sarana untuk memberikan jaminan mutu bahwa produsen benih yang disertifikasi mampu memasok produk yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

1. PENGERTIAN-PENGERTIAN YANG BERKAITAN DENGAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
   • Sertifikasiadalah suatu rangkaian kegiatan pemberian sertifikat terhadap hasil produk, jasa, proses, sistem dan personil, yang bertujuan memberikan jaminan tertulis dari lembaga sertifikasi, lembaga pelatihan, lembaga inspeksi dan laboratorium untuk menyatakan bahwa produk, jasa, pasar, sistem dan personil telah memenuhi standar yang dipersyaratkan.
   • Sertifikasi sistem mutuadalah sistem yang memiliki aturan prosedur dan manajemen sendiri untuk melakukan asesmen yang bertujuan menerbitkan dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu dan pemeliharaan selanjutnya.
   • Lembaga Sertifikasi sistemmutu adalah institusi pihak ketiga yang mengases dan memverifikasi sistem mutu kepada produsen benih dengan mengacu pada standar sistem manajemen mutu dan dokumentasi pelengkap lain yang telah diterbitkan dan dipersyaratkan untuk sistem tersebut.
   • Manajemen mutuadalah kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi dengan memperhatikan mutu.
   • Sistem Manajemen Mutuadalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengaudit suatu organisasi dengan memperhatikan mutu.
   • Dokumen Sertifikasi Sistem Manajemen Mutuadalah dokumen yang menunjukan bahwa sistem sistem manajemen mutu organisasi sesuai dengan standar sistem manajemen mutu dan dokumen pelengkap lain yang telah ditetapkan dan dipersyaratkan untuk sistem tertentu.

III. SIAPA SAJA YANG DAPAT MEMPEROLEH SERTIFIKAT SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ?

Produsen benih yang telah diaudit dan dinyatakan lulus oleh Lembaga Sertifkasi Sistem Mutu Benih Tanaman Pangan dan Hortikultura (LSSMBTPH) akan diberi  sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu.

LSSMBTPH akan melakukan audit kepada produsen benih yang mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu. Asesmen/audit dilakukan terhadap dokumen mutu dan pelaksanaan di lapangan.  Asesmen/audit dokumen pada dasarnya melihat kesesuaian dengan SNI ISO 9001 : 2015.  Sedangkan audit lapangan melihat kesesuaian antara pelaksanaan di lapangan dengan dokumen mutu yang dibuat dengan mengacu pada persyaratan teknis produksi benih untuk memproduksi benih yang memenuhi standar mutu.

Obyek yang diaudit meliputi semua persyaratan yang ada dalam SNI ISO 9001 : 2015, yang terdiri atas 10 klausal dengan klausul utama mulai dari klausal nomor 4 s/d 10,  yaitu  :

• Konteks Organisasi
• Kepemimpinan
• Perencanaan
• Pendukung
• Operasi
• Evaluasi Kinerja
• Peningkatan

Sesuai dengan SNI ISO 9001 : 2015 maka produsen benih harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefektifannya.

1. PERSYARATAN DAN PROSEDUR SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1    Persyaratan

• Mempunyaiorganisasi
• MempunyaiSumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten
• Melakukankegiatan penangkaran benih
• Memiliki atau menguasai sarana dan tempat prosesing serta gudang penyimpan benih
• Memiliki atau menguasai laboratorium pengujian mutu benih

4.2    Prosedur

Produsen benih meminta informasi secara tertulis kepada LSSMBTPH. LSSMBTPH mengirimkan 1(satu) set dokumen yang terdiri dari   :

• Diagram alir proses sertifikasi sistem manajemen mutu
• Formulir permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu
• Isian data lengkap pemohon
• Kualifikasi personalia
• Syarat dan aturan
• Biaya sertifikasi sistem manajemen mutu
  • Produsenbenih (pemohon) mengajukan permohonan tertulis kepada LSSMBTPH dengan mengisi formulir permohonan yang dilengkapi dengan :
    • Pernyataanruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang dimohon
    • Persetujuanuntuk memenuhi persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu dan memberikan informasi yang diperlukan untuk 
      • Keduapihak akan membuat dan menandatangani dokumen kontrak dengan pemohon sebagai PIHAK PERTAMA dan LSSMBTPH sebagai PIHAK KEDUA untuk pelaksanaan sertifikasi sistem manajemen mutu.
      • LSSMBTPH mengevaluasikelengkapan dokumen, apabila belum lengkap dokumen akan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi
      • LSSMBTPH menginformasikansusunan tim audit dan rencana waktu pelaksanaan audit, untuk dimintakan persetujuan dari pemohon secara tertulis.  Apabila pemohon keberatan dengan tim audit dan/atau rencana waktu audit, maka LSSMBTPH akan menyusun dan mengirimkan kembali nama-nama tim audit dan/atau waktu audit yang baru.
      • Setelahmendapat kesepakatan dan pemohon menyerahkan biaya sertifikasi sistem manajemen mutu, maka tim audit akan melakukan audit ke lapangan
      • Berdasarkanlaporan hasil audit dan kajian oleh Komite Sertifikasi, maka LSSMBTPH akan mengambil keputusan sertifikasi sistem manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut :
        • Apabila memenuhi kriteria persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu, maka pemohon akan diberi sertifikat sertifikasi sistem mutu
        • Apabila belum memenuhi kriteria, maka LSSMBTPH akan menunda pemberian sertifikat sampai pemohon melaksanakan tindakan perbaikan
        • Apabila tidak memenuhi kriteria sertifikasi sistem manajemen mutu, maka LSSMBTPH tidak dapat memberikan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu kepada pemohon.     
          • Dalam dokumen sertifikasi sistem manajemen mutu tersebut dicantumkan
        • Nama dan alamat produsen
        • Ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang diberikan
        • Tanggal efektif dan masa berlakunya sertifikat sertifikasi sistem  manajemen mutu.
          • Sertifikat sertifikasi sistemmanajemen mutu yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH berlaku selama 3 (tiga) tahun.
        • Apabila terdapat perubahan ruang lingkup kegiatan, baik yang berupa perluasan maupun pengurangan, perusahaan yang bersangkutan harus mengajukan revisisertifikat.
        • Produsen benih yang menyalahgunakan kewenangan yang diberikan LSSMBTPH akan dicabut sertifikatnya.

1. HAK DAN KEWAJIBAN PRODUSEN BENIH YANG DIBERI SERTIFIKAT SERTIFIKASI SISTEM MUTU
   • H A K
     • Nama produsen benih dicantumkan dalam direktori dan akan diinformasikan kepada masyarakat perbenihan.
     • Produsen benih diijinkan menggunakan lambang atau logo LSSMBTPH, akan tetapi lambang atau logo tersebut tidak bisa digunakan untuk produk, atau disalah gunakan sehingga dapat ditafsirkan sebagai penunjukan kesesuaian produk.
     • Dapat melaksanakan proses sertifikasi benih terhadap produksi benihnya.
   • Menerima semua informasi yang berkaitan dengan sertifikasi sistem manajemen mutu, termasuk pertanggungjawaban LSSMBTPH terhadap kerugian yang ditimbulkan akibat kegiatan audit.
   • Dapat mengajukan perluasan dan pengurangan ruang lingkup selama sertifikat berlaku.

• KEWAJIBAN
  • Melakukan kegiatan penangkaran/produksi benih sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
  • Mentaati peraturan yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH
  • Selalu memenuhi ketentuan yang relevan dalam program sertifikasi sistem mutu.
  • Menyiapkan pengaturan yang diperlukan untuk pelaksanaan audit.
  • Menerbitkan publikasi untuk media komunikasi dalam bentuk dokumen, brosur atau iklan.
  • Menyediakan rekaman semua pengaduan dan tindakan koreksi yang telah dilaksanakan sesuai persyaratan standar sistem mutu.
  • Bersedia sewaktu-waktu menerima penyaksian oleh LSSMBTPH maupun Komite Akreditasi Nasional (KAN) pada saat pelaksanaan audit.
  • Bersedia menerima Tim Audit LSSMBTPH yang akan melaksanakan audit di luar provinsi apabila produsen benih memiliki lokasi produksi benih di luar provinsi tempat prosesing benih.

1. KEUNTUNGAN YANG DIPEROLEH DAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
   • Efektivitas Bisnis,bahwa organisasi yang dikelola dikendalikan dan dipelihara dengan sistem manajemen mutu yang baik akan menghasilkan operasi bisnis yang efektif, kegiatan yang konsisten dan pengukuran yang terencana dalam sistem menghasilkan kebutuhan untuk perbaikan berlanjut dengan memperhatikan kepuasan pelanggan
   • Image yang lebih baik,bagi pelanggan dan calon pelanggan, penanam modal masyarakat, tetangga, pembuat kebijakan dan karyawan.    Hal ini akan memberikan peluang pasar, menarik penanam modal dan efisiensi tenaga kerja
   • Penghematan biaya,karena proses lebih efisien, mengurangi jumlah produk yang tidak memenuhi standar mutu, mengurangi kerja yang tidak perlu, mengurangi keluhan, biaya asuransi dan lain-lain
   • Tenaga kerja yang lebih trampil dan tersedia,bahwa memungkinkan staf untuk berperan dan lebih terjun di dalam proses yang menjadi tanggungjawab mereka.    Mereka akan mempunyai pemahaman yang lebih baik dalam proses dan dapat berpartisipasi dalam pengendalian dan perbaikannya
   • Sertifikasi sistem mutu, bahwa produk dan/atau jasa memiliki daya saing yang tinggi sehingga mudah diterima  oleh pelanggan.  Disamping itu juga merupakan promosi bagi organisasi bahwa produsen benih tersebut mempunyai manajemen yang baik dan memberi keyakinan kepada pelanggan dan penanam modal yang bermitra.

PERMOHONAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

                                NOMOR :   

Kepada Yth : Ketua LSSMBTPH di Jakarta

Nama produsen :

Alamat kantor :

Telp/Fax/Email :

Alamat unit pengolahan benih :

Penghubung (contact person) :

• Nama :
• Alamat :
• Jabatan :
• HP/Email :

Bersama ini kami mengajukan permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu untuk jenis tanaman (sebutkan jenis tanaman dan kelas benih, seperti isian data lengkap terlampir).

Sebagai kelengkapan permohonan, kami lampirkan panduan mutu dan informasi terdokumentasi lainnya.

Kami menyatakan kesanggupan melakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Mengikuti ketentuan sertifikasi sistem manajemen mutu yang berlaku.
2. Membayar semua biaya operasional yang berkaitan dengan sertifikasi sistem manajemen mutu.
3. Mentaati peraturan perundangan perbenihan yang berlaku.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami sangat mengharapkan agar permohonan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu tersebut dapat segera diproses lebih lanjut.

.................., ...............................

Pemohon,

( ........................................................)

1. Nama Pelanggan   :
2. Alamat :

• Kota /Kabupaten :
• Provinsi :
• Kode Pos :
• Nomor Telepon :
• Nomor faximile :
• E-mail : `

3. Persyaratan standar yang dimohonkan :
4. Permohonan Ruang Lingkup :

Keterangan:

A = Telah disertifikasi

B = Permohonan Baru

5. Informasi lain
   • Perusahaan berdiri tahun :
   • Konsultan yang digunakan (nama, alamat) :
   • Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu dari Lembaga Sertifikasi (LS) lain
6. Nama LS :
7. Alamat LS :
8. Ruang Lingkup :
9. Tahun perolehan sertifikasi I :
10. Masa berlaku sertifikat yang terakhir :
    • Sumber Daya Manusia
11. Nama
12. Pimpinan perusahaan :
13. Manajer produksi :
14. Manajer HRD :
15. Quality Control :
16. Jumlah Personil :
17. Total :  ...............  orang
18. Level Managemen   :  ...............  orang
19. Bagian Produksi :  ...............  orang
20. Bagian Processing :  ...............  orang
21. Bagian Gudang :  ...............  orang
22. Bagian Laboratorium/QC :  ...............  orang
23. Bagian R & D :  ...............  orang
24. Bagian Administrasi :  ...............  orang
25. Bagian Pemasaran :  ...............  orang
26. Tetap :  ...............  orang
27. Tidak Tetap :  ...............  orang
    • Lokasi produksi : (sebutkan kabupaten dan provinsi)
    • Sistem Produksi :Swakelola/Kemitraan *)
    • Rata-rata luas panen/tahun :
    • Rata-rata produksi/tahun :
    • Pemasaran:
28. Dalam Negeri : (sebutkan provinsinya)
29. Luar Negeri : (sebutkan negaranya)
    • Lampiran dokumen mutu :  

1. Panduan/Manual Mutu :   Ada/Tidak Ada *)
2. Dokumen Prosedur :   Ada/Tidak Ada *)
3. Dokumen Formulir : Ada/Tidak Ada *)

• Sarana prosesing benih :

1.   Status kepemilikan :   Milik Sendiri/Sewa *)
2. Kapasitas prosesing :

• Sarana penyimpanan/gudang benih :

1.   Status kepemilikan :   Milik sendiri/Sewa *)
2. Kapasitas penyimpanan :

• Pelaksanaan pengujian benih :   Swakelola/Subkontrak *)
• Ketersediaan R & D :   Tersedia/Tidak Tersedia *)

6. Proses kegiatan produksi benih yang dialihdayakan (outsourced) : ..........................
7. Sistem manajemenmutu sudah secara efektif diterapkan sejak :   ..........................
8. Audit internal tahun terakhir dilaksanakan tanggal: ..............................................
9. Kaji ulang manajemen tahun terakhirdilaksanakan tanggal    :  ...............................

Dibukukan :

Tanggal/bulan/tahun :

Nomor Induk :

Status :    Memenuhi/tidak memenuhi persyaratan sertifikasi *)

Tindak lanjut :

Manajer/Deputi Manajer Administrasi :

Tanda Tangan :

*)  Coret yang tidak sesuai

DIAGRAM ALIR PROSES SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

PENJELASAN DIAGRAM ALIR :

1. Produsenbenih melakukan komunikasi/hubungan awal untuk meminta informasi secara tertulis kepada LSSMBTPH.
2. LSSMBTPH mengirimkan 1(satu) set dokumen yang terdiri dari   :
   1. Diagram alir proses sertifikasi sistem manajemen mutu
   2. Formulir permohonan sertifikasi sistem manajemen mutu
   3. Isian data lengkap pemohon
   4. Kualifikasi personalia
   5. Syarat dan aturan
   6. Biaya sertifikasi sistem manajemen mutu
3. Produsenbenih mengajukan permohonan tertulis kepada LSSMBTPH dengan mengisi formulir permohonan yang dilengkapi dengan :
   1. Pernyataanruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang dimohon
   2. Persetujuanuntuk memenuhi persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu dan memberikan informasi yang diperlukan untuk 
4. Manajer Administrasi LSSMBTPH melakukan pengkajian terhadap dokumen permohonan yang diajukan produsen benih (pemohon).  Apabila telah memenuhi persyaratan maka dapat dilanjutkan dengan penandatangan kontrak oleh kedua pihak, denganpemohon sebagai PIHAK PERTAMA dan LSSMBTPH sebagai PIHAK KEDUA untuk pelaksanaan sertifikasi sistem manajemen mutu.
5. LSSMBTPH selanjutnya membentuk Tim Audit untuk melakukan audit tahap I untuk memverifikasi pemenuhan persyaratan sertifikasi dan kecukupan informasi terdokumentasi yang dimiliki produsen benih terhadap pemenuhan standar ISO 9001 : 2015.  Apabilabelum lengkap dokumen akan dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki/dilengkapi.
6. Produsen benih yang informasi terdokumentasinya telah dinyatakan memenuhi persyaratan, direkomendasikan untuk lanjut pada pelaksanaan audit tahap II.
7. LSSMBTPH membentuk Tim Audit untuk pelaksanaan audit tahap II dan menginformasikansusunan Tim Audit  kepada produsen benih dan rencana waktu pelaksanaan audit, untuk dimintakan persetujuan dari pemohon secara tertulis.  Apabila pemohon keberatan dengan tim audit dan/atau rencana waktu audit, maka LSSMBTPH akan menyusun dan mengirimkan kembali nama-nama tim audit dan/atau waktu audit yang baru.
8. Setelahmendapat kesepakatan dan pemohon menyerahkan biaya sertifikasi sistem manajemen mutu, maka Tim Audit akan melakukan audit ke lapangan
9. Berdasarkanlaporan hasil audit dan kajian oleh Komite Sertifikasi, maka LSSMBTPH akan mengambil keputusan sertifikasi sistem manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut :
   1. Apabila memenuhi kriteria persyaratan sertifikasi sistem manajemen mutu, maka pemohon akan diberi sertifikat sertifikasi sistem mutu
   2. Apabila belum memenuhi kriteria, maka LSSMBTPH akan menunda pemberian sertifikat sampai pemohon melaksanakan tindakan perbaikan
   3. Apabila tidak memenuhi kriteria sertifikasi sistem manajemen mutu, maka LSSMBTPH tidak dapat memberikan sertifikat sertifikasi sistem manajemen mutu kepada pemohon.     
10. Sertifikat sertifikasi sistemmanajemen mutu yang dikeluarkan oleh LSSMBTPH berlaku selama 3 (tiga) tahun, yang didalamnya dicantumkan :
11. Nama dan alamat produsen
12. Ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen mutu yang diberikan
13. Tanggal efektif dan masa berlakunya sertifikat sertifikasi sistem  manajemen mutu